Sinds 1 januari 2026 is elektronische facturatie via een gestructureerd formaat verplicht voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Een pdf per e-mail volstaat dan niet meer. Dit artikel legt uit wat de verplichting inhoudt, voor wie ze geldt en wat je als servicebedrijf concreet moet regelen.
Wat is er veranderd op 1 januari 2026
Tot eind 2025 mocht je een B2B-factuur versturen zoals je wilde: op papier, als pdf in een e-mail, of elektronisch. Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerd elektronisch zijn: een bestand dat software automatisch kan inlezen en verwerken, niet een beeld van een factuur.
De standaard daarvoor is het Peppol-BIS-formaat, verstuurd via het Peppol-netwerk. Peppol is een beveiligd internationaal netwerk waar je via een access point (zoals Billit) facturen verstuurt en ontvangt. Onderling mogen bedrijven een ander gestructureerd formaat afspreken als dat aan de Europese norm voldoet, maar Peppol is de default waar iedereen op kan rekenen.
In de eerste drie maanden van 2026 hanteerde de FOD Financiën een tolerantieperiode: geen sancties voor inbreuken eigen aan de nieuwe verplichting, voor ondernemingen die konden aantonen dat ze zich tijdig en redelijk hadden voorbereid. Die periode is intussen afgelopen; de verplichting geldt nu onverkort.
Voor wie geldt de verplichting
- ▸B2B: facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen vallen onder de verplichting, verzenden én ontvangen.
- ▸B2C: facturen aan particulieren vallen er niet onder, die mag je blijven versturen zoals vandaag.
- ▸Ook ontvangen telt: zelfs als je vooral aan particulieren werkt, moet je gestructureerde facturen van je leveranciers en onderaannemers kunnen ontvangen.
Voor een typisch installatiebedrijf betekent dat: je groothandel factureert jou via Peppol, je onderaannemers factureren jou via Peppol, en jouw facturen aan zakelijke klanten (syndici, aannemers, vastgoedbeheerders, bedrijven) moeten zelf ook via een gestructureerd kanaal vertrekken.
Wat betekent dat praktisch voor een servicebedrijf
- 1
Zorg dat je kan ontvangen
Registreer je onderneming op het Peppol-netwerk via je facturatiepakket of boekhouder. Leveranciersfacturen komen dan automatisch gestructureerd binnen.
- 2
Zorg dat je kan versturen
Je facturatiesoftware moet facturen als Peppol UBL kunnen aanmaken en versturen. Pakketten zoals Billit zijn een erkend Peppol-access-point en regelen dit voor jou.
- 3
Zorg dat je data proper is
Een gestructureerde factuur vertrekt van correcte data: juiste btw-nummers, juiste adressen, duidelijke factuurlijnen. Wie zijn werkbonnen en uren digitaal bijhoudt, heeft die data al klaarstaan.
- 4
Overleg met je boekhouder
Je boekhouder weet welk pakket je best gebruikt en hoe de facturen in de boekhouding stromen. De meeste boekhouders hebben hun klanten in 2025 al richting een Peppol-pakket begeleid.
Waar de winst zit (naast de verplichting)
De verplichting voelt als administratie, maar structureel is het een verbetering. Gestructureerde facturen worden automatisch ingelezen: minder overtypen, minder fouten, snellere verwerking bij je klant en dus vaak snellere betaling. Met een gestructureerde betalingsreferentie (OGM) wordt ook de betaalopvolging automatisch.
TIP
De overheid voorzag fiscale steun voor de overstap, waaronder een verhoogde kostenaftrek voor facturatiesoftware bij kleine ondernemingen in de overgangsjaren. De precieze voorwaarden en percentages wijzigen: vraag je boekhouder wat voor jouw situatie geldt.
Hoe WorkPilot hierin past
WorkPilot is geen facturatiepakket en wil dat ook niet zijn. WorkPilot is de operationele laag ervoor: planning, werkbonnen, uren en materialen. Zodra een job klaar is, staat de factuurklare data als conceptfactuur in Billit, met Peppol UBL en OGM-referentie. Jij of je boekhouder valideert en verstuurt in Billit, en de factuur is automatisch Peppol-conform.
De Peppol-verplichting zelf los je dus op met een pakket zoals Billit. Wat WorkPilot toevoegt: dat de data die in die factuur terechtkomt klopt, zonder overtypen vanaf een papieren werkbon.
Mag ik nog een pdf-factuur sturen naar een particulier?
Ja. De verplichting geldt voor B2B-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Facturen aan particulieren (B2C) vallen er niet onder.
Wat gebeurt er als ik niet in orde ben?
De scherpste consequentie zit bij de btw-aftrek: een B2B-factuur die niet als gestructureerde e-factuur is uitgereikt, is geen conforme factuur, en de btw erop is in principe niet langer aftrekbaar. Dat raakt twee kanten: je klant riskeert zijn aftrek op jouw factuur te verliezen, en jijzelf verliest in principe de aftrek op facturen die je nog op papier of als pdf ontvangt. Daarnaast voorziet de wet administratieve sancties. In de eerste drie maanden van 2026 gold een tolerantieperiode voor wie zich aantoonbaar had voorbereid; die is intussen afgelopen. Vraag je boekhouder naar de actuele stand.
Moet ik zelf iets technisch opzetten voor Peppol?
Nee. Je facturatiepakket regelt de aansluiting op het Peppol-netwerk. Bij Billit is dat inbegrepen; je registreert je onderneming en kan versturen en ontvangen.
Ik werk bijna alleen voor particulieren. Ben ik dan klaar?
Bijna. Je eigen uitgaande facturen aan particulieren mogen blijven zoals ze zijn, maar je moet wel gestructureerde facturen van leveranciers en onderaannemers kunnen ontvangen.
Werkt de WorkPilot-Billit-koppeling met Peppol?
Ja. WorkPilot zet factuurklare jobdata als conceptfactuur in Billit, inclusief Peppol UBL en OGM-referentie. Versturen gebeurt vanuit Billit, Peppol-conform.
Verder lezen
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Regelgeving en overgangsmaatregelen evolueren; controleer je concrete situatie altijd met je boekhouder of accountant. Laatst bijgewerkt op 21 augustus 2026.