Data Processing Agreement

Deze Data Processing Agreement ("DPA") maakt integraal deel uit van de Algemene Voorwaarden tussen WorkPilot en de Klant. Zij regelt de verwerking van persoonsgegevens conform Artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke: De Klant — het bedrijf dat een abonnement heeft op WorkPilot en gegevens van zijn werknemers en klanten verwerkt.

Verwerker: GP Unlimited, handelsnaam van Rodriguez Campoy, Gregory (eenmanszaak), Badenlaan 28, 8434 Middelkerke, België · KBO/BCE: BE 0790.343.528

2. Onderwerp en duur

WorkPilot verwerkt persoonsgegevens namens de Klant voor de duur van het abonnement. Na beëindiging worden gegevens conform Artikel 11 van deze DPA verwijderd of teruggegeven.

3. Aard en doel van de verwerking

De verwerking heeft als doel het leveren van de WorkPilot SaaS-dienst: planning, tijdregistratie, werkbonnen, materialenbeheer en rapportage voor servicebedrijven.

4. Type persoonsgegevens

WorkPilot verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens namens de Klant:

Werknemers van de Klant:

• Naam en contactgegevens
• Aanwezigheids- en urenregistratie
• GPS-locatie (enkel op 4 vaste momenten — zie Privacybeleid)
• Professionele certificaten en documenten
• Foto's van uitgevoerde werken

Klanten van de Klant:

• Naam, adres, telefoonnummer
• Factuurgegevens
• Jobgeschiedenis en werkbonnen
• Handtekeningen op werkbonnen

5. Categorieën betrokkenen

• Werknemers en techniekers van de Klant
• Eindklanten van de Klant (particulieren en bedrijven)
• Eventuele sub-aannemers van de Klant

6. Verplichtingen van de verwerker (WorkPilot)

WorkPilot verbindt zich ertoe:

• Persoonsgegevens enkel te verwerken op schriftelijke instructie van de Klant
• Vertrouwelijkheid te garanderen — enkel bevoegde medewerkers hebben toegang
• Passende technische en organisatorische maatregelen te treffen (Art. 32 AVG)
• Nieuwe sub-verwerkers enkel in te zetten na voorafgaande toestemming van de Klant
• De Klant bij te staan bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen
• De Klant bij te staan bij Data Protection Impact Assessments (DPIA's) indien vereist
• Bij beëindiging alle persoonsgegevens te verwijderen of terug te geven aan de Klant

7. Sub-verwerkers

WorkPilot maakt gebruik van sub-verwerkers. Een actuele lijst is beschikbaar op /legal/subprocessors.

WorkPilot zal de Klant minstens 30 dagen vooraf in kennis stellen van wijzigingen in de lijst van sub-verwerkers. De Klant heeft het recht om binnen 14 dagen schriftelijk bezwaar te maken.

8. Internationale doorgiften

Gegevens worden primair verwerkt in de EU (Frankfurt). Beperkte doorgiften naar de VS vinden plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework (DPF) of Standard Contractual Clauses (SCC's).

9. Audit-rechten

De Klant heeft het recht om maximaal één keer per jaar een audit uit te voeren of te laten uitvoeren door een onafhankelijke derde, mits 30 dagen voorafgaande schriftelijke kennisgeving. De kosten van de audit zijn voor rekening van de Klant, tenzij tekortkomingen worden vastgesteld.

10. Notificatie van datalekken

WorkPilot zal de Klant binnen 24 uur na ontdekking in kennis stellen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die de Klant betreft. De melding bevat minimaal: aard van de inbreuk, betrokken categorieën en aantallen, waarschijnlijke gevolgen, en genomen of geplande maatregelen.

11. Einde van de verwerking

Na beëindiging van het abonnement heeft de Klant 30 dagen om gegevens te exporteren. Daarna worden alle persoonsgegevens onherroepelijk verwijderd uit alle systemen, inclusief back-ups. WorkPilot bevestigt de verwijdering op verzoek.

12. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van WorkPilot in het kader van deze DPA is beperkt conform Artikel 10 van de Algemene Voorwaarden.

Door gebruik te maken van WorkPilot gaat de Klant akkoord met deze DPA als integraal onderdeel van de Algemene Voorwaarden.

Versie: DRAFT-1.0 · Laatst bijgewerkt: 2026-05-01
Volgende review: na advocaat-feedback