Er bestaat geen aparte "werkbonwet". Toch is de werkbon juridisch belangrijk: het is je bewijs dat de werken zijn uitgevoerd en aanvaard, en het is de bron van de gegevens die wél wettelijk verplicht zijn, namelijk die op je factuur. Dit artikel zet op een rij wat er op een goede (digitale) werkbon hoort en waarom.
Waarom de werkbon juridisch telt
- ▸Bewijs van uitvoering: bij discussie over wat er gedaan is, is een ondertekende werkbon je sterkste stuk.
- ▸Bewijs van aanvaarding: de handtekening van de klant documenteert dat de werken zijn opgeleverd en aanvaard.
- ▸Bron van de factuur: de btw-wetgeving legt vast wat er op een factuur moet staan. Die gegevens (omschrijving, hoeveelheden, datum van de prestatie) komen in de praktijk van de werkbon.
- ▸Basis bij meerwerk: extra werk dat niet in de offerte zat, bewijs je het makkelijkst met een werkbon waarop het meerwerk apart vermeld en afgetekend is.
De checklist: dit hoort op elke werkbon
LET OP
Werk je aan een woning ouder dan 10 jaar tegen het verlaagd btw-tarief van 6%? Sinds 2022 vervangt een verplichte vermelding op de factuur het vroegere papieren attest van de klant. Zorg dat je werkbon vastlegt dat aan de voorwaarden voldaan is, zodat je factuur de juiste verklaring kan dragen. Vraag je boekhouder naar de exacte formulering.
Is een digitale handtekening rechtsgeldig?
Ja. Onder de Europese eIDAS-verordening mag een elektronische handtekening niet geweigerd worden als bewijs enkel omdat ze elektronisch is. Een handtekening die op een tablet of telefoon wordt gezet, gekoppeld aan de naam van de ondertekenaar, het tijdstip en de inhoud van de werkbon, is in de praktijk een sterk bewijsstuk. Belangrijker dan de vorm is de context: wie tekende, wanneer, en voor welke inhoud.
TIP
Laat de klant tekenen op het moment van oplevering, ter plaatse. Een werkbon die dagen later nog moet worden afgetekend, verliest bewijskracht en blijft vaak gewoon liggen.
Hoe lang moet je werkbonnen bewaren?
Facturen en de stukken die ze onderbouwen moeten voor de btw sinds 2023 tien jaar bewaard worden. Omdat de werkbon de onderbouwing van je factuur is, bewaar je hem best even lang. Digitaal bewaren mag, zolang de stukken leesbaar en ongewijzigd terug te vinden zijn. Voor aansprakelijkheidsdiscussies (denk aan de tienjarige aansprakelijkheid bij bepaalde werken) is een goed archief sowieso je vriend.
GDPR: ook op een werkbon
- ▸Een werkbon bevat persoonsgegevens: naam, adres, handtekening, soms telefoonnummer van de klant.
- ▸Foto’s van de werf mogen, maar vermijd herkenbare personen die er niets mee te maken hebben.
- ▸Bewaar werkbonnen in een systeem met toegangscontrole: niet iedereen in het bedrijf hoeft elke klant te zien.
Papier versus digitaal: het echte verschil
Alles hierboven kan in theorie op een papieren doorschrijfblok. Het verschil zit in de praktijk: papieren werkbonnen raken kwijt, zijn onleesbaar, missen de helft van de materialen en moeten daarna overgetypt worden in de factuur. Een digitale werkbon dwingt volledigheid af (verplichte velden), koppelt foto’s en handtekening aan het juiste dossier, en stroomt zonder overtypen door naar de factuur.
Is een werkbon wettelijk verplicht?
Nee, er is geen algemene wettelijke verplichting om met werkbonnen te werken. Maar de gegevens die op je factuur moeten staan, moet je ergens vandaan halen, en bij discussie is een afgetekende werkbon je sterkste bewijs. Daarom werkt vrijwel elke professionele installateur ermee.
Telt een handtekening op een tablet als bewijs?
Ja. Elektronische handtekeningen mogen onder de eIDAS-verordening niet als bewijs geweigerd worden enkel omdat ze elektronisch zijn. De context (wie, wanneer, welke inhoud) bepaalt de bewijskracht.
Hoe lang moet ik werkbonnen bijhouden?
Bewaar ze even lang als je facturen: voor de btw is dat sinds 2023 tien jaar. Digitaal archiveren mag.
Wat met meerwerk dat niet in de offerte stond?
Zet meerwerk apart en expliciet op de werkbon en laat het aftekenen. Zo bewijs je dat de klant het extra werk kende en aanvaardde vóór je het factureert.
Kan WorkPilot dit allemaal?
Ja. De digitale werkbon in WorkPilot bevat uren, materialen, foto’s, meerwerk en de handtekening van de klant, en stroomt daarna als factuurklare data door naar je facturatiepakket.
Verder lezen
Dit artikel is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. Termijnen, tarieven en formaliteiten kunnen wijzigen en hangen af van je concrete situatie; leg de details voor aan je boekhouder of juridisch adviseur. Laatst bijgewerkt op 21 augustus 2026.